NORTHILL VIDEO PRODUCTIONS

TERMS AND CONDITIONS

 

You can download a .PDF version of these terms and conditions here

 If you are unhappy with any aspect of this agreement please contact us without delay. 


1. Our work 

We agree to video record and/or take photographs at your event and then edit the material to  create media  as determined by the package(s) you choose. Prior to or during the event you may  inform us of subjects  which you would like recorded but the final content is at our discretion.  Whilst we will make every effort to  cover all of the important features of your day circumstances  can prevent us from so doing and coverage of  every aspect cannot be guaranteed. Our video  service is an end‐to‐end service and unless this is specifically  requested as a paid optional extra we  do not offer a Preview stage but use our objectivity, experience and  knowledge of the recorded  material to produce as pleasing an end‐product as we can. You have critically  viewed samples of  our work and grant us full editorial and production control regarding all aspects of the   production and post‐production services for the event.     

2. Short Form Video

If you choose our Short Form Video we will choose and record parts of your day - entirely at our discretion - and combine these to form a recording varying in length from 5 to 15 minutes. We may not record the whole of a given part of your day so some items may be missed. If this concerns you we recommend that you choose our Feature Length video.

3. If things go wrong      

The performance of this contract is subject to alteration or cancellation by us owing to any cause  beyond  our control, including illness. In the event of total failure of the equipment or ancillary accessories, or   cancellation of the contract by us due to causes beyond our control, liability shall be limited to a full refund  of all monies paid for the service(s) affected. This limitation on liability shall also apply in the event that  images are lost  through equipment malfunction, the mail or otherwise lost or damaged without fault on our  part.  In the event that we fail to perform for any other reason, such as illness, we shall not be liable for any  amount in excess of any amounts paid to us in respect of the service affected.     

4. If you don’t like what we do : Video 

We have an extremely high satisfaction rating but very occasionally a client may not like aspects of their  wedding video.   Corrections to video can involve many hours of machine and operator time as well as media,  printing  and postage costs. They also delay the projects of other Clients. If a Client insists on changes after   delivery of the final video media we will make every effort to improve the video in line with the  Client’s  wishes but at our sole discretion may make a charge for this service.  If you wish to exercise more control  over elements of the final product you should add our Preview  Service.  An exception to this would be  where we have made a mistake,‐ a misspelling for example,  which we will correct without charge.   

5. If you don’t like what we do : Still Photography   

As with video, very occasionally a client may not like aspects of their wedding photography. We  shall be  granted artistic licence in relation to the poses photographed, the location used and digital retouching.  Our  photographers’  judgement  regarding  the  locations,  poses  and  number  of  photographs taken shall be  deemed to be correct.  All photograph and image sizes are nominal. The Photographer will provide a  pleasing colour balance but cannot guarantee exact colour matching. In the case of part mono/part colour  images, the colours used will be subject to the photographer’s artistic interpretation and will be deemed to  be correct.     

6. Media    

We store the files required for video editing for up to three months from the date of recording.  Beyond this  time only files required for creating extra disc media are kept due to pressure of space. We retain editorial  control over the selection of material for inclusion in the final edit in order to ensure that the material we  distribute meets our quality standards. Specifically, we do not provide uncut material to our clients. 

7. Disc Media     

We produce DVD and BluRay discs using a technology suited to small runs. These discs are not always  compatible with players belonging to our clients ‐ especially older devices ‐ even when these will still play  mass produced films. Whilst we will make every effort to help you if you have difficulty with this issue we are  not responsible for such incompatibilities as they are the result of technical limitations which are beyond our  control.   

8. Production Time    

The edited product(s) will be available at the latest 6 weeks after the date of recording (but usually much so oner).      

9. Operator Refreshments    

It is a condition of booking that refreshments be provided for our staff at the reception: this is to  ensure  that no important part of the proceedings is missed. The timing of the refreshments should  not coincide  with features of the day which demand our presence, such as the Speeches. The  refreshments do not, of  course, have to be of the same standard as the guests' meals and our current operators do not require any  special dietary provision.   

10. Parking   

We are not as mobile as still photographers and carry considerably more equipment than they do.  For this  reason we would ask that you look in to the possibility of exceptional parking arrangements for us at each of  your venues.   

11. Permission to record   

It is the customer's responsibility to ensure that permission has been obtained for the wedding to be videorecorded and/or photographed in a Church or any other venue. We will respect any restrictions venues may place upon us and are not responsible for the results of limitations affecting such things as camera placement placed upon us by those in charge of venues.  

12. Payments       

A non‐refundable deposit of £150 must be paid by you at the time of booking to secure your date.  The  balance of our fee must be paid before the date of the wedding. Payments can be made  by card, PayPal or  B.A.C.S. transfer: there is a dedicated page for this on our Web site.   

13. UHD (‘4K’)  Video Recording

If we are asked to video record your event in UHD (often called ‘4K’) video we will use suitable cameras for  much of your day but we reserve the right to use other equipment using other resolutions at our sole  discretion where we judge this to be necessary with a view to achieving a better result. 

14. Cancellation 

If you cancel your reservation you will forfeit your deposit. If, however, we are able to rebook your date we  will refund it.  If you later change your mind about the cancellation and your date is still available we will reinstate your booking without further charge.

 

 

a